個人情報保護方針

制定日 2004年 6月21日
改定日 2016年 4月 1日

ESRIジャパン株式会社
代表取締役社長 正木 千陽

ESRIジャパン株式会社は、地理情報を扱うソフトウェア(Geographic Information System)の輸入販売、製品開発、および関連するサービス(製品保守サービス、コンサルティングサービス、講習会、出版など)の提供を行っています。当社では、製品の販売や前述のサービスを提供するため、個人情報をお預かりいたします。個人情報の取り扱いに際し、個人情報(紙媒体、デジタル媒体共)への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏洩等の個人情報事故の未然防止や個人情報の目的外利用を防止するために、個人情報保護マネジメントシステム(個人情報保護規程、及びその他の規程、細則を含む)を策定し、個人情報の保護し、適正に管理をいたします。また、当社は、国や行政の定める法令、個人情報マネジメントシステム、及び社内規程の遵守を役員と従業員全員に周知徹底しています。 そして、定期的にこの個人情報マネジメントシステムを見直し、常に個人情報保護のための対策を改善しています。

1. 個人情報の定義

当社が考える個人情報とは、その情報に含まれる、氏名、生年月日その他の記述、または、個人別につけられた番号などによってその個人を識別できるものを指します。(その情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それによって個人を識別できるものを含みます。)

2. 個人情報の取得、利用・提供について

当社では、製品の販売活動(販売促進活動含む)及び当社業務の適正な範囲内におきましてお客様の個人情報を取り扱います。また、当社の社員情報についても個人情報として認識し、適正に取り扱います。書面にて個人情報をご提供いただく場合は、ご本人様に利用目的をお知らせしご同意を頂きます。その他の収集については、利用目的をご本人に通知又は公表致します。当社における個人情報の利用・提供は、収集目的の範囲内に限り、目的外の利用は致しません。目的外利用をおこなわないための措置を講じます。又、第三者に個人情報を提供する場合には、ご提供者様にご同意を得たものに限ります。(但し、法令で許容されている場合、生命、財産の保護のための緊急を要する場合は除きます。)

3. 個人情報に関する安全対策及び是正について

当社では、個人情報の漏えい・滅失・毀損などの防止に努めるために個人情報保護の管理者を任命し、管理体制を確立するとともに、事業所への入退出管理、情報システム、及びネットワークシステム上の安全対策の実施、社員教育にて周知徹底等の措置を講じています。また、その他の安全対策規程や手順書も作成しております。万が一、事故が発生した場合は、緊急対応策として被害を最小限にとどめるための事故対応の手順及び事故の公表等に関する手順に則り、二次被害の発生を防ぐため、最大限の努力をもって対応を致します。事故後は、原因を究明し、その上で安全管理策を策定し、今後の是正処置を講じます。 また、当社は、法令や国の定める指針、技術の発展や社会的背景を考慮し、必要が認められた場合は、速やかに改善し、安全な個人情報保護管理に努めます。

4. 法令等の遵守について

当社は、個人情報保護に関する法令、国の定める指針その他の規範、各種ガイドラインを遵守いたします。また、個人情報を守るために、「個人情報保護マネジメントシステム」を作成しています。法令及び各種のガイドラインとともにこの個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、お客様の個人情報保護に努力しています。

5. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善

当社では、現行法令や社会情勢、技術の発展、環境の変化に対応して、常に最善の個人情報保護を行うために、個人情報の取り扱いと個人情報保護マネジメントシステムについて、継続的な見直しと改善を計画的に行っています。必要があると認められた場合は、速やかに改善いたします。

6.個人情報に関するお問合せ、苦情及び相談の申し出先について

当社では、以上のように個人情報保護の重要性を認識し、可能な限りの安全対策を講じています。当社の個人情報の取り扱いについてのご質問は個人情報についてのお問合せ窓口までお問合せください。
又、本個人情報保護方針の内容及び個人情報の取扱いに対する苦情・相談をお受け致します。

お客様の個人情報の確認、訂正などを希望される場合は、法令等に照らし適正な範囲で対応いたします。当社は、この際に、ご本人確認のため、ご連絡先やその他の情報を確認させて頂くことがあります。また、ご要望によっては、書面による申請書、本人確認資料等、その対象の個人情報を特定できる事項の提示をお客様にお願いする場合がございます。また、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、適正な範囲で対応いたします。

個人情報についてのお問い合わせ窓口:

ESRIジャパン株式会社
ライセンス管理グループ部長(個人情報保護管理者)

〒102-0093 東京都千代田区平河町2-7-1 塩崎ビル
Tel:03-3222-3941
E-mail:gisinfo@esrij.com
承り時間 9:00~17:00 (土、日、祝・祭日を除く)


個人情報のお取扱いについて

2016年 9月23日

1. 当社が保有する個人情報

当社は、皆様からご提供いただきました個人情報及び当社の従業者情報を個人情報データとして保有しています。

2. 個人情報の利用目的

当社では、お客様とのご連絡のため及び製品をご購入いただいた後の製品のお問合せ、保守のために以下のような利用目的の範囲内で、お客様の個人情報を利用します。

(1)当社取扱い製品のライセンス登録、ライセンス管理及び製品の発送のため利用します。
(2)ESRIジャパン社、及び当社取扱製品に関するイベントの案内、新製品・サービスの案内の送付等に利用します。
(3)当社取扱い製品の保守サービスを提供する際に、登録ユーザ様情報の確認のため利用します。
(4)当社取扱い製品の講習会の手続き業務、受講票の発送及び参加証の発行のため、及び講習会の参加確認のために利用します。
(5)コンサルティングサービス業務で個人情報を含むデータを扱う場合は、委託業務の適正な範囲内で取り扱います。

又その他お客様情報以外の個人情報も以下のような利用目的で利用します。

(1)従業者情報、協力会社社員及び、派遣社員の個人情報は、雇用管理、給与計算、福利厚生、セキュリティ管理等のために利用します。
(2)当社の役員の個人情報は、雇用管理、給与計算、福利厚生、セキュリティ管理等ほか、届出、報告等に利用します。
(3)採用募集情報は、採用の検討及び連絡のために利用します。
(4)協力会社の技術者を受け入れる場合、当該技術者の個人情報は、採用の検討のため利用します。
(5)ウェブ上からのお問合せ情報は、そのお問合せへの回答、連絡のために利用します。
(6)防犯カメラの映像情報は、事務所の物理的な安全管理のために利用します。
(7)クライアント情報(名刺情報)は、連絡用及び季節の儀礼的なご挨拶のために利用します。
(8)従業員およびその扶養家族の特定個人情報、及びお取引先様の特定個人情報は、法令等で定められた利用範囲でのみ利用いたします。

3. ご提供いただいた個人情報の第三者提供について

当社は、ご提供いただいた個人情報を次の場合を除き、第三者に提供することはありません。

(1)ご本人の同意がある場合
(2)JISQ15001 3.4.2.8により認められた例外事項に該当する場合

4. 個人情報の収集目的の通知・開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の禁止の請求

お客様から各種請求をお受けした場合には、速やかに調査し対応させていただきます。
以下の手続きでお願い致します。

(1)ご本人様からのご請求
メール・電話等でお問合せくださった方に、「個人情報開示等申請書」をお送り致しますので、この文書にて開示等の請求を行ってください。
以下の事項につきましては、「個人情報開示等申請書」送付の際に文書にて正式にお知らせいたします。
① 「個人情報開示等申請書」の送付先
② 提出すべき書面等の様式及び請求方法
③ 本人及び代理人であることの確認方法
④ 手数料がかかる場合の徴収方法

(2)代理人の方からのご請求
代理人である旨の委任状を同封の上、ご本人様同様、申請書にて以下にご送付ください。

当社が上記ご請求に応じられない場合には、その理由を通知させていただきます。なお、ご請求に伴い新たに収集させていただいた個人情報(申請書・委任状等)に関しましては、請求に対する回答が終了後、当社の規程に従って保管し保管期間後は、廃棄させていただきます。

5. 当社のWebサイトでの「クッキー(Cookie)」の使用とアクセスログについて

当社Webサイトでは、「クッキー(Cookie)」という広く利用されている技術を使用しています。「クッキー(Cookie)」は、当Webサイトでの入力情報を保持したり、利用者様が再訪問された際の利便性を向上させます。その他、「クッキー(Cookie)」は、当社のマーケティングにも使用いたします。
「クッキー(Cookie)」の使用を希望されない場合は、ご利用のブラウザのプライバシーの設定を変更することにより、クッキーの使用を拒否することができます。その場合、当Webサイトの一部のお問合せやイベントの申込への登録等がご利用できなくなることがあります。
また、当社では、セキュリティ対策の一環として、または、サービスの向上のため、当Webサイトへのアクセスログを収集しています。このアクセスログ情報やCookie等からの情報は、ご利用者様への有益な情報を提供することを目的に利用もいたします。但し、ご利用者様が当Webサイトにおいて、ご自身の個人情報を入力されない限り個人が特定されることはありません。

6. 苦情相談

当社の個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出下さい。

◆個人情報についてのお問合せ窓口

ESRIジャパン株式会社 
ライセンス管理グループ部長(個人情報保護管理者)
東京都千代田区平河町2-7-1 塩崎ビル
03-3222-3941
gisinfo@esrij.com
承り時間 9:00~17:00 (土、日、祝・祭日を除く) 

◆認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
苦情の解決のお申出先:個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
03-5860-7565  0120-700-779